Как проводится профессиональный аудит логистического склада

Аудит склада

Аудит склада проводится в соответствии с заранее запланированным графиком или тогда, когда возникли форс-мажорные обстоятельства. Качественная проверка складов узкоспециализированными специалистами доступна в Киеве: https://ubi-logistic.com.ua/audit-sklada

Для чего проводится складской аудит

Он позволяет получить конкретные ответы на текущие вопросы, проблемы, выявить недостатки и продумать пути их устранения. Так, удастся выявить причины сбоев. А также:

  • Оценить то, как работает склад и насколько это соответствует принятым стандартам
  • Оптимизировать затраты, повысить эффективность, выработать действенные методики по улучшению процессов
  • Если аудит был заказан после каких-либо негативных явлений, то он поможет восстановить работу склада, как можно быстрее вернуть его деятельность в обычное русло
  • Конечно, это лишь общие цели, задачи, ведь необходимо учитывать специфику бизнеса. Так, компании, которые уверенно стоят на ногах, заинтересованы в первую очередь в оптимизации процессов, выработке максимально результативной тактики, а начинающие компании в основном заинтересованы в поиске бюджетных, но эффективных вариантов складского управления. Также есть целый ряд компаний, что планируют расширение бизнеса, например, выход на международный рынок. Сказываются и многочисленные реорганизации, слияния бизнеса, что обязательно изменят и складскую логистику

Как проводится анализ работы склада

Аудит склада купить в Киеве и Украине ➜ Склад Сервис

Оценка работы склада проводится по нескольким критериям. Так, существует WMS, то есть система управления, позволяющая оценивать операции, систематизировать информацию, то есть создавать объективную картину происходящих бизнес-процессов. От корректности работы зависит многое. Аудиторы выясняют, насколько эффективно она работает, возможно ли улучшить настройки и пр. Иногда требуется внедрить другие системы помимо WMS, которые более адаптированы под специфику деятельности того или иного предприятия. Если выстроен оптимальный процесс контроля за хранением, маркировкой, транспортировкой и другими составляющими, то это позволяет практически свести к нулю риски перебоев, реализации некачественной продукции, неоперативного обслуживания клиентов. Это, в свою очередь, положительно сказывается и на имидже компании.

Работа с персоналом, обслуживающим склад

Огромный вклад в функционирование предприятия вносит персонал: его профессионализм, мотивация, наличие необходимых навыков. Современные реалии таковы, что людям, занятым в данной сфере, приходится заниматься самообразованием на протяжении всей карьеры. Появляются новые IT-решения, изменяется законодательство, регулирующее в том числе и предпринимательскую деятельность. Меняются санитарно-гигиенические, противопожарные стандарты, специфика работы с клиентами, методы проведения инвентаризации и контроля. Соответственно, от подготовленности персонала зависит успех всего предприятия.

Иногда по окончании аудита склада специалисты дают рекомендации снизить количество человек в штате или, напротив, увеличить число профильных сотрудников. Порою выясняется, что некоторые работники дублируют функции друг друга, в то время как некоторым процессам не уделяется должного внимания. Даже если немного изменить взаимодействие персонала, проанализировать исполнение ими профессиональных обязанностей, то этого уже будет достаточно, чтобы уменьшить издержки.

С чего начинается аудит склада

Аудит склада: как, что, когда

Подготовительные этапы не менее важны. Начинать необходимо со следующего:

  • Ставятся цели, задачи проведения подобных манипуляций
  • Определяются этапы, сроки, выявляется общий объём работ
  • Нередко аудит требуется какого-то одного склада или же сразу нескольких, принадлежащих компании. К тому же, нередко они находятся и в разных городах, регионах

Есть и свои типичные проблемы, которые выявляют чаще всего. Например, некоторые товары, грузы размещаются без какой-либо тары: паллеты, поддоны, коробки. Порою хранение организовано в неподготовленных для этого зонах, на полу, у стен, а сотрудники переносят объекты бесконтрольно, без упаковок или в повреждённых упаковках. Случается, что объекты, прибывающие на склад, сложно идентифицировать, они поступают без маркировки.

Ещё одной распространённой проблемой является слишком большая затратность времени, сил. Так, какую-либо относительно простую операцию, например, маркировку можно сделать быстро и с привлечением одного сотрудника, однако вместо этого задействовано несколько специалистов, то есть налицо отсутствие оптимизации. Даже если один из этих пунктов присутствует, то это уже скажет о том, что требуется проводить аудит, проверку, чтобы полностью исключить такие недостатки. Но, конечно, бывают и ситуации, когда выявляются гораздо более серьёзные проблемы, недостаточный контроль, что ведет к более существенным финансовым потерям.

Проведение опросов, интервьюирование

Аудит складской логистики для повышения эффективности и сокращения затрат

Это тоже один из важных этапов. Опросы составляются заблаговременно, за основу берется специфика деятельности компании, как и во всех других этапах. Вопросы касаются безопасности, организации учета и так далее. В целом они отражают следующее:

  • Специфика организации безопасности склада
  • Специфика инвентаризации и пожелания сотрудников относительно проведения подобных проверок. Этот вопрос обязателен, поскольку бывают случаи, что инвентаризация организована не должным образом. Она на некоторое время полностью парализует склад, что снижает эффективность его функционирования. В идеале инвентаризация должна проводиться регулярно, в некоторых случаях и часто, но при этом она не должна мешать нормальной работе, то есть осуществлению плановых операций
  • Вопрос относительно фиксации информации, если произошла порча, утрата груза. Такое случается практически всегда независимо от налаженности системы безопасности и контроля. В таких случаях должна быть отработана своя методика действия, что позволит максимально быстро зафиксировать произошедшее, отразить всю имеющую отношение к делу информацию
  • Обязательно задаются вопросы и общего характера, например о том, что по мнению сотрудников препятствует оперативному выполнению их функций

Практика показывает, что руководство компании владеет информацией примерно о 10% реальных проблем функционирования склада. Менеджеры, управляющие хорошо осведомлены о 10-20% проблем, в то время как рядовые сотрудники, то есть непосредственные исполнители хорошо знают примерно 80% насущных проблем, недоработок. Именно поэтому интервьюирование, анкетирование, опросы рядовых исполнителей позволяют закрыть этот пробел. Как видно, аудит склада — это довольно сложный процесс, который с одной стороны означает чёткое следование налаженным алгоритмам, но оставляет и определенное место для творчества, поскольку подход к разным компаниям будет отличаться, даже если они функционируют в одной сфере.