Как проводится профессиональный аудит логистического склада

Аудит склада проводится в соответствии с заранее запланированным графиком или тогда, когда возникли форс-мажорные обстоятельства. Качественная проверка складов узкоспециализированными специалистами доступна в Киеве: https://ubi-logistic.com.ua/audit-sklada

Для чего проводится складской аудит

Он позволяет получить конкретные ответы на текущие вопросы, проблемы, выявить недостатки и продумать пути их устранения. Так, удастся выявить причины сбоев. А также:

Оценить то, как работает склад и насколько это соответствует принятым стандартам
Оптимизировать затраты, повысить эффективность, выработать действенные методики по улучшению процессов
Если аудит был заказан после каких-либо негативных явлений, то он поможет восстановить работу склада, как можно быстрее вернуть его деятельность в обычное русло
Конечно, это лишь общие цели, задачи, ведь необходимо учитывать специфику бизнеса. Так, компании, которые уверенно стоят на ногах, заинтересованы в первую очередь в оптимизации процессов, выработке максимально результативной тактики, а начинающие компании в основном заинтересованы в поиске бюджетных, но эффективных вариантов складского управления. Также есть целый ряд компаний, что планируют расширение бизнеса, например, выход на международный рынок. Сказываются и многочисленные реорганизации, слияния бизнеса, что обязательно изменят и складскую логистику

Как проводится анализ работы склада

Аудит склада купить в Киеве и Украине ➜ Склад Сервис

Оценка работы склада проводится по нескольким критериям. Так, существует WMS, то есть система управления, позволяющая оценивать операции, систематизировать информацию, то есть создавать объективную картину происходящих бизнес-процессов. От корректности работы зависит многое. Аудиторы выясняют, насколько эффективно она работает, возможно ли улучшить настройки и пр. Иногда требуется внедрить другие системы помимо WMS, которые более адаптированы под специфику деятельности того или иного предприятия. Если выстроен оптимальный процесс контроля за хранением, маркировкой, транспортировкой и другими составляющими, то это позволяет практически свести к нулю риски перебоев, реализации некачественной продукции, неоперативного обслуживания клиентов. Это, в свою очередь, положительно сказывается и на имидже компании.

Работа с персоналом, обслуживающим склад

Огромный вклад в функционирование предприятия вносит персонал: его профессионализм, мотивация, наличие необходимых навыков. Современные реалии таковы, что людям, занятым в данной сфере, приходится заниматься самообразованием на протяжении всей карьеры. Появляются новые IT-решения, изменяется законодательство, регулирующее в том числе и предпринимательскую деятельность. Меняются санитарно-гигиенические, противопожарные стандарты, специфика работы с клиентами, методы проведения инвентаризации и контроля. Соответственно, от подготовленности персонала зависит успех всего предприятия.

Иногда по окончании аудита склада специалисты дают рекомендации снизить количество человек в штате или, напротив, увеличить число профильных сотрудников. Порою выясняется, что некоторые работники дублируют функции друг друга, в то время как некоторым процессам не уделяется должного внимания. Даже если немного изменить взаимодействие персонала, проанализировать исполнение ими профессиональных обязанностей, то этого уже будет достаточно, чтобы уменьшить издержки.

С чего начинается аудит склада

Подготовительные этапы не менее важны. Начинать необходимо со следующего:

Ставятся цели, задачи проведения подобных манипуляций
Определяются этапы, сроки, выявляется общий объём работ
Нередко аудит требуется какого-то одного склада или же сразу нескольких, принадлежащих компании. К тому же, нередко они находятся и в разных городах, регионах

Есть и свои типичные проблемы, которые выявляют чаще всего. Например, некоторые товары, грузы размещаются без какой-либо тары: паллеты, поддоны, коробки. Порою хранение организовано в неподготовленных для этого зонах, на полу, у стен, а сотрудники переносят объекты бесконтрольно, без упаковок или в повреждённых упаковках. Случается, что объекты, прибывающие на склад, сложно идентифицировать, они поступают без маркировки.

Ещё одной распространённой проблемой является слишком большая затратность времени, сил. Так, какую-либо относительно простую операцию, например, маркировку можно сделать быстро и с привлечением одного сотрудника, однако вместо этого задействовано несколько специалистов, то есть налицо отсутствие оптимизации. Даже если один из этих пунктов присутствует, то это уже скажет о том, что требуется проводить аудит, проверку, чтобы полностью исключить такие недостатки. Но, конечно, бывают и ситуации, когда выявляются гораздо более серьёзные проблемы, недостаточный контроль, что ведет к более существенным финансовым потерям.

Проведение опросов, интервьюирование

Аудит складской логистики для повышения эффективности и сокращения затрат

Это тоже один из важных этапов. Опросы составляются заблаговременно, за основу берется специфика деятельности компании, как и во всех других этапах. Вопросы касаются безопасности, организации учета и так далее. В целом они отражают следующее:

Специфика организации безопасности склада
Специфика инвентаризации и пожелания сотрудников относительно проведения подобных проверок. Этот вопрос обязателен, поскольку бывают случаи, что инвентаризация организована не должным образом. Она на некоторое время полностью парализует склад, что снижает эффективность его функционирования. В идеале инвентаризация должна проводиться регулярно, в некоторых случаях и часто, но при этом она не должна мешать нормальной работе, то есть осуществлению плановых операций
Вопрос относительно фиксации информации, если произошла порча, утрата груза. Такое случается практически всегда независимо от налаженности системы безопасности и контроля. В таких случаях должна быть отработана своя методика действия, что позволит максимально быстро зафиксировать произошедшее, отразить всю имеющую отношение к делу информацию
Обязательно задаются вопросы и общего характера, например о том, что по мнению сотрудников препятствует оперативному выполнению их функций

Практика показывает, что руководство компании владеет информацией примерно о 10% реальных проблем функционирования склада. Менеджеры, управляющие хорошо осведомлены о 10-20% проблем, в то время как рядовые сотрудники, то есть непосредственные исполнители хорошо знают примерно 80% насущных проблем, недоработок. Именно поэтому интервьюирование, анкетирование, опросы рядовых исполнителей позволяют закрыть этот пробел. Как видно, аудит склада — это довольно сложный процесс, который с одной стороны означает чёткое следование налаженным алгоритмам, но оставляет и определенное место для творчества, поскольку подход к разным компаниям будет отличаться, даже если они функционируют в одной сфере.